Les membres du comité de la sécurité et de la santé au travail jouent un rôle important au sein du milieu de travail. L’une de leurs responsabilités principales est de se réunir au moins une fois par trimestre pour aborder des thèmes de santé et de sécurité.
Le fait de rédiger un procès-verbal sert non seulement d’archive de la réunion, mais aussi de communiquer les motifs de préoccupation en milieu de travail abordés par le comité. De plus, le procès-verbal rend compte des mesures prises pour résoudre les problèmes et précise qui a la responsabilité de l’exécution.
Les procès-verbaux présentent de façon détaillée ce qui a été discuté et ce qui doit être consigné. Ils précisent aussi les dangers détectés dans le milieu de travail et les recommandations pour les régler. Les procès-verbaux doivent aussi comprendre de l’information administrative, dont la date de la réunion, le nom des membres présents à la réunion et le poste qu’ils représentent.
L’article 3.7(1) de la Loi sur les accidents du travail (la Loi) stipule aussi que « . . . les procès-verbaux de chaque réunion du comité sont consignés dans un format acceptable à la division et signés par les coprésidents. »
Les procès-verbaux doivent être affichés sur le tableau d’affichage de la santé et la sécurité dans un endroit visible sur le lieu de travail, dans la semaine qui suit la réunion. Ils doivent rester affichés jusqu’à ce que les problèmes ou anomalies qui y sont notés soient jugés « réglés » par le comité.
Les procès-verbaux doivent être conservés sur les lieux de travail pendant au moins 10 ans à compter de la date de la réunion et rendus faciles d’accès. L’idéal serait que les coprésidents du comité gardent les procès-verbaux précédents. Ces documents peuvent être consignés en format numérique ou dans des classeurs.
Les procès-verbaux servent d’archive de vos réunions du comité de la sécurité et de la santé au travail. Ces documents peuvent aussi être utilisés pour assurer un suivi des éléments notés et abordés au fil du temps, et créer un recueil historique des fonctions du comité.
La législation sur la sécurité et l’hygiène du travail du Manitoba exige que les procès-verbaux soient signés par les deux coprésidents ou leurs remplaçants désignés qui ont assisté à la réunion à leur place. Les deux parties doivent signer pour attester que l’employeur et le coprésident des travailleurs ont lu et compris le procès-verbal et donnent leur consentement.
La distribution de copies doit être faite au cours de la semaine suivant la réunion de comité :
Consultez l’article 3.7(1) de la Loi sur la sécurité et l’hygiène du travail pour connaître la législation visant la distribution des procès-verbaux.
The Workers Compensation Board of Manitoba serves workers and employers through a no-fault insurance system integral to the Manitoba economy. Funded collectively by employers, the WCB promotes safe and healthy workplaces, facilitates recovery and return to work, delivers compassionate and supportive compensation services to workers and employers, and ensures responsible stewardship of Manitoba's workers' compensation system.
