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Foire aux questions

Vous avez des questions sur le portail eHealth? Ce guide répond à toutes les questions sur la soumission de factures, le suivi des paiements, la correction d’erreurs et la gestion de la facturation des services de physiothérapie.

Pour assurer une transition en douceur vers le portail eHealth, suivez ces étapes : 

  • Remplissez en format papier tout rapport déjà entamé et soumettez-le par la poste, le télécopieur ou un service de messagerie. Soumettez par la même méthode la facture pour les frais de dossier ou de visite initiale associés au rapport.   
  • N’envoyez pas la même facture deux fois. Les factures papier déjà soumises seront traitées. Les resoumettre via le portail eHealth pourrait occasionner un retard ou un paiement en trop. 
  • Effectuez la transition complète vers le portail eHealth dès que possible. Utiliser les méthodes papier et numérique de pair pourrait créer une confusion. 
  • Les thérapeutes doivent soumettre leurs propres rapports via le portail eHealth. La soumission confirme leur accord avec le contenu du rapport et vient remplacer leur signature. Le nom d’utilisateur de la personne qui a soumis le rapport apparaîtra sur celui-ci. 

Toutes les demandes de rapport par la WCB seront envoyées à la clinique par le portail eHealth. Ouvrez une session chaque jour pour vérifier si des demandes se trouvent sous l’onglet « Reports in Progress » (rapports en cours), car aucune autre notification ne sera envoyée.

Tenez cet onglet à jour en supprimant tout rapport qui ne sera pas rempli et soumis à la WCB. Vous serez invité à sélectionner une raison pourquoi vous supprimez la demande.

Non, tout travail non sauvegardé sera perdu après 30 minutes d’inactivité. Effectuez toujours une sauvegarde avant de fermer l’application ou de quitter votre poste de travail.

Soumettez vos factures dès que possible après la visite. Retarder la soumission ou accumuler des factures pour les soumettre en lot toutes les deux semaines ou une fois par mois ralentira le traitement et le paiement.

Oui. Même si des copies des rapports soumis sont conservées dans le portail eHealth, l’accès n’est pas toujours garanti. Établissez un processus pour la sauvegarde de copies, en format papier ou électronique, dans votre propre système de tenue de dossiers. Consultez le Guide de l’utilisateur pour les instructions sur l’impression et la sauvegarde d’un rapport.

Pour maintenir la sécurité des données, nommez un administrateur (p. ex., le propriétaire ou le gestionnaire de bureau) qui supervisera l’accès des utilisateurs. L’administrateur doit remplir le formulaire d’inscription et le soumettre par courriel à ServiceDesk@wcb.mb.ca pour inscrire les utilisateurs. Une fois l’inscription effectuée, assurez-vous que tous les utilisateurs reçoivent leur identifiant et ont accès au portail avec les autorisations appropriées.

Pour ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs, l’administrateur doit remplir ce formulaire et le soumettre à ServiceDesk@wcb.mb.ca.

Retirez immédiatement l’accès aux employés et thérapeutes qui quittent la clinique. Il ne faut jamais partager les noms d’utilisateur et les mots de passe, car l’utilisateur associé à la session est responsable de toutes les soumissions.

Le nom et le type du thérapeute et son numéro d’enregistrement doivent être entrés correctement lors de sa première soumission dans le portail eHealth. Cette information apparaîtra dans le menu déroulant de la clinique pour les prochaines soumissions.

En cas d’erreur, lors de la prochaine soumission, sélectionnez « Other » (autre) dans le menu et entrez la bonne information. Après 45 jours sans être sélectionnée, l’option erronée sera supprimée automatiquement de la liste du menu déroulant.

Si vous avez soumis un rapport renfermant des erreurs, envoyez un courriel à ServiceDesk@wcb.mb.ca en indiquant le numéro de réclamation, le nom du rapport, la date de soumission et une explication de l’erreur.

Un rapport à l’état « In Edit » (en modification) est consulté actuellement par un autre utilisateur qui n’a pas encore sauvegardé ou fermé celui-ci. Pour déverrouiller le rapport et le remettre à l’état d’ébauche, cliquez sur l’icône du verrou.

Pour soumettre un rapport via le portail eHealth, vous devez avoir en main le numéro de réclamation du travailleur. Il est impossible de soumettre des rapports ou des factures sans ce numéro.  

  1. Cliquez sur « Manage Patients » (gérer les patients), puis sur l’onglet « Search WCB Claim » (rechercher une réclamation à la WCB).  
  2. Si le travailleur fournit son numéro de réclamation, il suffit de l’entrer. 
  3. S’il a déclaré une réclamation, mais n’a pas de numéro de réclamation, lancez une recherche à l’aide de son nom de famille, son année de naissance et la date de l’incident. Si plusieurs réclamations s’affichent dans les résultats, confirmez les coordonnées du travailleur pour sélectionner la bonne réclamation. 
  4. Cliquez sur l’hyperlien « Date of Incident » (date de l’incident). 

Si vous ne pouvez pas repérer la réclamation du travailleur, il est possible qu’elle n’ait pas encore été amorcée. Encouragez le travailleur à communiquer avec la WCB pour ouvrir une réclamation avant de programmer des traitements. Pour ce faire, il peut communiquer avec le centre de service aux réclamations. 

Si le numéro de réclamation n’est pas disponible au moment de l’évaluation initiale, vous pouvez soumettre un rapport initial et la facture connexe sur papier pour éviter des retards.

L’onglet « Payment History » (Historique de paiements) sur la page d’accueil renferme l’historique de paiements de la clinique. Téléchargez le guide de référence pour de plus amples renseignements sur la vérification des paiements. 

Renseignements supplémentaires

Pour de plus amples renseignements sur l’utilisation du portail eHealth, téléchargez le Guide de l’utilisateur.

Coordonnées

Pour de plus amples renseignements sur le portail eHealth, communiquez avec le service d’assistance de la WCB.

Courriel : ServiceDesk@wcb.mb.ca
Téléphone (Winnipeg) : 204-954-4321, poste 4573
Numéro de téléphone sans frais : 1-855-954-4321, poste 4573 

Liens connexes

Portail eHealth
Guide de facturation à la WCB
Information pour les fournisseurs de soins de santé